Crește-ți productivitatea cu metoda Pomodoro

A fi distras și a procrastina sunt două din cele mai comune obstacole pe care studenții le întâlnesc. De fapt, foarte mulți afirmă că au probleme cu procrastinarea și că le-ar plăcea să se poată concentra mai bine. În căutarea unei chei către productivitate, am găsit metoda Pomodoro. Aceasta este metoda de management pe care foarte multă lume o adoră deoarece au găsit beneficii extraordinare în utilizarea ei. Datorită puterii acestei metode, vrem s-o împărtășim cu tine și să-ți arătăm cum poți fi în controlul propriei productivități. În acest mic tutorial vei găsi principiile acestei metode, beneficiile ei, cum o poți implementa și, mult mai important, câteva unelte care să te ajute să folosești metoda Pomodoro.  

Principiile metodei Pomodoro

Această metodă a fost dezvoltată de Francesco Cirillo, la sfârșitul anilor 1980. Când a inventat-o, a folosit un cronometru în formă de roșie pentru a-și măsura rezultatele pe care le avea în studenție. Această metodă este foarte simplă. Uite câțiva pași pe care îi conține.

1. Planifică și decide care sunt sarcinile la care lucrezi;
2. Setează cronometrul la 25 de minute
3. Muncește până când timpul se termină – se va auzi un clopoțel;
4. Ia o pauză de 5 minute;

Continuă-ți munca pentru alte 25 de minute, iar apoi încă o pauză de 5 minute. După ce muncești 4 sesiuni de câte 25 de minute cu 5 minute pauză fiecare, ia o pauză ceva mai mare, de 15-30 minute. Pare destul de simplu, nu? Ei bine, hai să aprofundăm informația.

Pasul #1: Planifică

Înainte să începi, ar trebui să-ți planifici sarcinile. A identifica activitățile în care trebuie să te implici și prioritizarea sarcinilor din cadrul activităților respective va face diferența în cadrul productivității tale.

• Fă o listă cu tot ce trebuie să faci. Scrie-o pe o coală de hârtie sau folosește o aplicație pentru sarcinile tale (to-do app). Tot ce trebuie să faci în continuare este să te asiguri că îți este clar care sunt lucrurile de care trebuie să te ocupi.
• Apoi, va trebui să prioritizezi sarcinile respective. Acesta este pasul care te va ajuta să organizezi totul și să te decizi asupra primei tale sarcini.

  Cum îți prioritizezi sarcinile? A prioritiza sarcini înseamnă a pierde mai puțin timp cu sarcinile care nu sunt importante și să te concentrezi mai mult pe ceea ce e urgent și important. Atunci când prioritizezi sarcini, trebuie să ai în vedere câteva lucruri:

• Termene limită;
• Importanță: pentru temele de acasă, acesta ar fi importanța sarcinii;
• Consecințe: ce se întâmplă dacă nu finalizezi sarcina;
• Timp necesar: cât timp ai nevoie pentru finalizarea sarcinii.

Această evaluare te ajută să înțelegi dacă trebuie să faci respectiva sarcină sau nu. În continuare, va trebui să prioritizezi lucrurile pe care trebuie să le faci. Pentru a-ți simplifica munca, poți folosi matricea urgent / important. Așadar, sunt 4 categorii în care să-ți aloci toate sarcinile.

1. Urgent și important
2. Important dar nu urgent
3. Urgent dar nu important
4. Nici urgent, nici important

Dacă ai mai multe sarcini în aceeași categorie, gândește-te la cât de importante sunt sarcinile respective pentru alte persoane (asta în cazul în care sunt alte persoane implicate) sau la timpul necesar pentru finalizarea sarcinii.  

Pasul #2: Setează cronometrul Pomodoro la 25 de minute și începe munca

Acum ar trebui să fii cu lista de sarcini în față și să te apuci de treabă. Cheia acestei sesiuni de muncă este că ar trebui să fii în totalitate concentrat pe sarcinile tale. Da, asta înseamnă că nu ai acces la telefon, la social media – pe scurt, fără distrageri. Deloc! Pare dificil, nu? Acesta este motivul pentru care sesiunea durează 25 de minute. Te ajută să te concentrezi pentru o perioadă scurtă de timp și exact atunci când începi să ai probleme în a fi atent la un singur lucru, sesiunea de muncă se termină.   Cum ar trebui să te pregătești pentru o sesiune de muncă de 25 de minute?

• Oprește WiFi-ul dacă munca ta nu necesită acces la internet;
• Activează modul avion pentru telefonul tău și alte dispozitive pe care consideri că le folosești;
• Pune departe de tine orice te poate distrage;
• Pregătește totul pentru sarcina (sarcinile) de care urmează să te ocupi.

 

SFAT: ajustează timpul în funcție de cât de mult poți sta concentrat

În timp ce o sesiune de muncă de 25 de minute pare să fie extraordinară pentru unii oameni, pentru alții s-ar putea să fie prea scurtă sau prea lungă. Fiecare muncește diferit și fiecare se poate concentra pentru diferite perioade de timp. Așadar, de ce să nu ajustezi metoda Pomodoro pe stilul tău de muncă? Data viitoare când lucrezi cu metoda Pomodoro, setează un timp diferit decât l-ai setat până acum. Dacă nu ai mai folosit-o deloc, setează cronometrul pe 25 de minute și vezi dacă ți se potrivește. Prin faptul că ajustezi respectivul interval de timp, îți maximizezi productivitatea și ai parte de rezultate mult mai bune, generate de o muncă eficientă conectată la un stil de viață productiv.  

Pasul #3: Concentrează-te!

A venit momentul să muncești! Ține minute faptul că în timpul unei sesiuni de muncă cu Pomodoro ar fi ideal să te concentrezi pe o singură sarcină. Dacă ai prea multe sarcini, s-ar putea să îți pierzi concentrarea. Însă îți recomandăm să testezi – s-ar putea să fii mai eficient când sunt mai multe sarcini implicate. De asemenea, asigură-te că ai un cronometru lângă tine. Dacă te uiți la ceasul de pe perete, s-ar putea să nu funcționeze. Cronometrul îți va da senzația că faci ceva important și vei fi atenționat când timpul se termină. Vei putea folosi pentru smartphone-ul tău câteva din aplicațiile pe care le recomandăm ceva mai târziu. Cheia este să eviți toate distragerile. Când ai gânduri sau idei care te distrag, în schimb să continui să muncești, scrie-ți gândul pe un post-it și revino la el după ce sesiunea de muncă se termină.

Pasul #4: Ia o pauză scurtă

După ce sesiunea de muncă se termină, poți lua o pauză scurtă de 5 minute, astfel încât să te poți concentra din nou. S-ar putea să-ți fie dificil să te întorci iar la treabă după ce iei o pauză. Pentru a soluționa această problemă, va trebui să schimbi lucrurile pe care le faci în pauză. În timpul pauzei, poți face următoarele lucruri:

• Bea un pahar cu apă;
• Ia o gustare;
• Fă mișcare și mișcă-ți corpul;
• Închide-ți ochii și odihnește-i – ai grijă să nu adormi.

După cum poți observa, toate lucrurile menționate mai sus nu necesită mai mult de 5 minute. Le poți face cu ușurință într-o pauză de 5 minute și nici nu va fi foarte dificil să te întorci înapoi la sesiunile de muncă. Cu toate acestea, dacă alegi să verifici social media în timpul pauzei, s-ar putea să ți se pară dificil să revii la sesiunile de muncă după doar 5 minute de Facebook. Poate că un prieten vrea să îți spună ceva. Sau poate că ai găsit un video interesant. Oricum ar fi, petrecând timp pe social media îți umpli mintea cu gânduri, care te vor distrage de la învățat și îți va fi mult mai dificil să te concentrezi, chiar dacă pauza ta este doar de 5 minute.  

Pasul #5: Repetă

Marea majoritate a sarcinilor tale pot fi finalizate în 25 de minute. Tocmai din acest motiv trebuie să repeți sesiunile de muncă. Când îți planifici sarcinile, poți să-ți setezi un obiectiv astfel încât să finalizezi obiectivul respectiv prin mai multe sesiuni de muncă. Să presupunem că înveți la biologie, pentru admiterea la medicină. Uite cum ar arăta partea practică a pasului 5:

• Capitolul 1: 3 sesiuni;
• Capitolul 2: 5 sesiuni;
• Capitolul 6: 4 sesiuni.

După ce ai făcut o astfel de listă, poți să setezi cronometrul și să bifezi fiecare sesiune în parte. După 3 sesiuni de Pomodoro, ar trebui să finalizezi capitolul 1. Poți avea o pauză lungă, iar apoi să te întorci la capitolul al doilea, unde sunt necesare 5 sesiuni.  

Pasul #6: Pauză lungă

După 4 sesiuni de Pomorodo, ai muncit aproximativ 2 ore. Este momentul să iei o pauză lungă și să îți reîmprospătezi mintea. Din nou, ar fi ideal ca în pauză să nu faci lucruri care îți provoacă dependența sau care sunt legate de o dependență pe care o ai deja. În această pauză poți să-ți revizuiești progresul și să verifici dacă ești acolo unde ți-ai planificat să fii cu studiul.  

Beneficii ale metodei Pomodoro

Probabil că ești conștient de eficiența acestei metode de time management. În cazul în care nu ești convins, uite câteva beneficii pe care metoda Pomodoro ți le poate aduce.

1. Metoda Pomodoro te motivează să începi să muncești

Această metodă este extraordinară deoarece chiar te poate motiva să începi să muncești. Motivul pentru care procrastinarea apare este pentru că avem tendința să fugim de sarcinile care ni se par dificile, care nu sunt ușor de finalizat. Dacă urmează să ai un examen important, în mod sigur îți vei aminti aproape constant cât de dificil este să muncești pentru un astfel de examen. Un astfel de gând este îndeajuns pentru a te face să simți stres, astfel că alegi să procrastinezi în loc să muncești. Cu toate acestea, cu ajutorul metodei Pomodoro, sarcinile tale par să fie cu totul altceva pentru că a studia pentru examen nu mai are legătură cu o bucată mare de informație. În schimb, are legătură cu intervale de timp de învățare foarte specifice. Mai mult, la sfârșitul fiecărui interval de timp ai parte de un mic premiu (pauza de 5 minute).  

2. Te ajută să îți organizezi și planifici timpul mult mai bine

Știai că toți oamenii au tendința să subestimeze timpul de care au nevoie pentru a face o sarcină? Cu toate acestea, cu ajutorul metodei Pomodoro, conceptul asupra timpului se schimbă. În loc să trebuiască să estimezi, vei fi capabil să calculezi, cu exactitate, cât timp necesită fiecare sarcină datorită intervalelor de timp. Același lucru te poate încuraja să muncești eficient, astfel încât să ajungi la un timp total cât mai scurt, atunci când tragi linie la final.  

3. Te ajută să înțelegi ce înseamnă pentru tine conceptul de productivitate

Folosind metoda Pomodoro, înseamnă că poți să măsori timpul pe care îl investești și să vezi câte sesiuni de muncă ai avut de-a lungul unei zile. Te ajută să evaluezi dacă ai completat marea majoritate a sarcinilor dimineața, în a doua parte a zilei sau seara. Astfel, vei știi când ești mai productiv. Prin utilizarea metodei Pomodoro, poți înțelege cât de mult efort trebuie să depui pentru fiecare tip de sarcină și cât de mult timp va fi necesar pentru finalizarea lor.  

4. Te ajută să eviți ceața

Metoda de time management Pomodoro te ajută să scapi de debusolare. Când nu ai un cronometru lângă tine, nu doar că ești distras și procrastinezi, însă s-ar putea să lucrezi pentru ore bune într-o manieră neeficientă. Cu toate acestea, dacă ai un pauze decente între sesiunile tale de muncă, îți reîmprospătezi mintea și stai motivat de-a lungul unei zile.  

Aplicații cu ajutorul cărora să îți organizezi timpul

Sunt foarte multe aplicații simpatice pe piață care ne ajută să ne bucurăm de metoda Pomodoro fără să cumpărăm cronometrul în formă de roșie. Uite câteva dintre ele:

• Focus Keeper (iOS): este o aplicație foarte simplă, care te ajută să îți măsori și analizezi productivitatea prin intermediul graficelor. De asemenea, poți să customizezi sunetul și timpul pentru fiecare sesiune în parte;
• Tide (iOS): dacă îți dorești muzică de fundal în timp ce lucrezi, această aplicație este combinația perfectă între Pomodoro și muzică pe fundal;
• Forest (Android): o altă aplicație grozavă care îți oferă posibilitatea customizării fiecărei sesiuni în parte. Atunci când începi o sesiune de muncă, plantezi o sămânță ce va crește gradual într-un copac. Cu toate acestea, când închizi aplicația omori copacul. Acest lucru te ajută să rămâi concentrat în timpul sesiunilor de muncă;
• ClearFocus (Android): această aplicație este asemănătoare cu Focus Keeper, având funcționalități fantastice, o interfață simplistă, oferindu-ți posibilitatea să îți urmărești productivitatea;
• Tomatoid (web app): dacă vrei să folosești laptopul sau calculatorul în loc de smartphone, Tomatoid este aplicația ideală.